进货验收单功能设计实例

在作者负责erp产品设计后不久，他接到了一个重要的任务，我的老板让我完成收据处理的设计。

结合我之前的工作经验，我也去了一家企业进行实际调研，结合erp产品的原有功能，我做了以下设计思路。

一、审查进货验收证书时进行检查。

在检查收据之前，系统必须检查相关内容，以提高收据数据的准确性。

检查1:验收数量加退货数量是否等于采购数量。

一般情况下，如果没有次品，则采购数量等于验收数量。

但是，在有缺陷产品的情况下，购买数量等于接受数量加上拒绝数量。

采购订单审批后，该退货数量将直接转换为退货单。

退货单审批后才会扣除采购数量。

也就是说，在退货单被批准之前，残次品仍然是企业的资产。

因此，在审核采购订单时，采购数量必须等于验收数量和退货数量之和。

如果没有，则不能批准收据。

检查2:入库验收单审批的期间是否开启。

由于进货验收单中存在与费用相关的问题，根据财务控制的要求，必须开具进货验收单审批时间对应的时间段。

如果未打开，交易单据都不会被批准。

因此，当该审批时间对应的期间未打开时，系统会提示错误信息：该期间已关闭，请先打开该期间。

检查3:是否有预单据。

如果将入库单据设置为预单据，则必须在设置入库单时进行检查。

查看收据时，您将检查收据中是否有收据信息。

如果没有回单信息，即企业用户手工建立回单，而不是根据回单进行转换，或者没有指定回单，则回单不会被审批。

由于采购订单中的相关信息将在验收证书审查期间更新，因此有必要在此检查预收货单据。

第二，撤销审计控制。

在某些特定情况下，例如收据有错误时，允许取消对收据的批准。

但是，它有严格的限制。

如果不满足这些限制，系统将拒绝取消对进货收据的批准。

限制1:对日期的限制。

要批准收据，必须满足两个日期条件。

第一，取消回单时，必须打开取消时间对应的时间段，否则系统会提示错误信息。

第二，撤销审计时，时间必须晚于财务冻结日期。

因为取消对收款的审批会影响财务结算。

因此，为了保证数据的一致性，如果要取消对收款的审批，必须在财务冻结日期之前取消审批，否则系统不允许。

如果财务冻结日期后需要修改入库，一般不允许，只能通过其他单据进行调整，如成本调整单、存货调整单等。

限制2:采购受理单对应采购环节存在应付凭证或已作废。

根据采购订单生成应付凭证时，应付凭证计算应付金额时，根据采购订单上的验收数量进行计算。

并注销回执，会同市变更回执上的受理号。

在这种情况下，采购订单上的验收数量与采购订单对应的应付凭证的内容不匹配。

因此，在这种情况下，系统拒绝取消进货验收证书的批准。

除非企业用户删除应付凭证或取消单据。

这样控制的目的是保证前后数据的一致性。

由此还可以看出，将相应的收据与收据相关联是很重要的。

单个采购订单中有一个应付凭证号字段，会根据其他作业自动改写。

单据弃审时，根据该字段内容判断单据是否有应付凭证或应付凭证是否无效。

三.进货验收单审核过程中的批量操作。

在审核收货的过程中，系统后台会自动发生一些操作来更新相关单据的内容，以保证数据的一致性。

1.更新单个收据的收据编号。

在单个采购订单中，有一个收货编号字段。

如果该字段有内容，可以在收货单中通过联查直接找到对应的收货单，方便用户以后对单据进行跟踪管理。

审核回单时，如果回单中有相关的回单信息，即用户根据回单生成回单，或者手工打开回单时制定回单编号，后台会自动将回单编号更新为回单。

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